"DSGVO-Auskunft: Kunde fordert seine Daten an – was tun?"
Dieser Beitrag gibt allgemeine Hinweise und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Eine E-Mail trifft ein: Ein Kunde möchte wissen, welche Daten Sie über ihn gespeichert haben. Viele kleine Betriebe reagieren zunächst mit Unsicherheit. Muss ich das beantworten? Wie schnell? Was genau schulde ich? Das Recht dahinter ist die sogenannte Auskunft nach Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wer den Ablauf einmal kennt, kann solche Anfragen ruhig und geordnet abarbeiten. Dieser Beitrag zeigt, worauf es ankommt.
Was dürfen Betroffene verlangen?
Jede Person hat das Recht zu erfahren, ob und welche personenbezogenen Daten ein Betrieb über sie verarbeitet. Fällt die Antwort positiv aus, umfasst die Auskunft unter anderem:
- Welche Daten gespeichert sind und zu welchem Zweck.
- Woher die Daten stammen, wenn sie nicht direkt bei der Person erhoben wurden.
- An wen die Daten weitergegeben werden, etwa an Dienstleister.
- Wie lange die Daten gespeichert bleiben sollen.
- Der Hinweis auf weitere Rechte wie Berichtigung, Löschung und Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde.
Zusätzlich hat die Person Anspruch auf eine Kopie der Daten. Die Anfrage muss nicht begründet werden, und es gibt kein bestimmtes Formular dafür. Sie kann per E-Mail, per Brief oder mündlich gestellt werden. Wichtig zu wissen: Es geht um personenbezogene Daten, also Angaben, die sich auf die anfragende Person beziehen. Betriebsinterne Bewertungen oder Daten anderer Personen gehören nicht dazu und dürfen sogar geschwärzt werden.
Welche Frist gilt?
Sie müssen ohne unangemessene Verzögerung, spätestens aber innerhalb eines Monats reagieren. Die Frist beginnt mit dem Eingang der Anfrage. In besonders umfangreichen oder komplizierten Fällen dürfen Sie die Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern. Wichtig: Die betroffene Person muss über diese Verlängerung und deren Gründe innerhalb des ersten Monats informiert werden. Die Frist ernst zu nehmen, lohnt sich, denn Gerichte legen die Monatsfrist eng aus.
Muss ich für die Auskunft Geld verlangen?
Nein. Die erste Auskunft ist grundsätzlich kostenlos, unabhängig vom Aufwand. Nur bei offenkundig unbegründeten oder übermäßig wiederholten Anfragen dürfen Sie ein angemessenes Entgelt verlangen oder die Bearbeitung ablehnen. Das ist jedoch die Ausnahme und sollte gut begründet und dokumentiert sein.
Wie stelle ich sicher, dass ich dem Richtigen antworte?
Bevor Sie Daten herausgeben, sollten Sie die Identität der anfragenden Person prüfen. Denn eine Auskunft an die falsche Person wäre selbst eine Datenschutzverletzung. Bestehen begründete Zweifel, dürfen Sie zusätzliche Informationen zur Bestätigung der Identität anfordern. Übertreiben Sie es dabei aber nicht: Mehr Daten als nötig dürfen Sie nicht verlangen. Bei bestehenden Kunden reicht oft schon der Abgleich mit den vorhandenen Angaben. Kommt eine Anfrage über eine bekannte E-Mail-Adresse, ist die Sache in der Regel unkompliziert. Gehen Anfragen dagegen von Unbekannten ein, ist eine sorgfältige Prüfung angebracht.
So gehen Sie Schritt für Schritt vor
Ein geordneter Ablauf nimmt der Anfrage den Schrecken:
- Eingang festhalten: Notieren Sie das Datum, denn ab hier läuft die Frist.
- Identität prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Anfrage von der berechtigten Person kommt.
- Daten zusammentragen: Suchen Sie in allen Systemen, etwa im Warenwirtschaftssystem, im E-Mail-Programm und in Papierakten.
- Antwort erstellen: Fassen Sie die geforderten Angaben verständlich zusammen und legen Sie eine Kopie der Daten bei.
- Sicher versenden: Wählen Sie einen Weg, der zu den Daten passt, sensible Angaben besser verschlüsselt.
- Dokumentieren: Halten Sie fest, wann und wie Sie geantwortet haben.
Wer sein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gepflegt hat, findet die meisten dieser Angaben ohne langes Suchen.
Fazit
Eine Auskunftsanfrage ist kein Grund zur Nervosität, sondern Routine, wenn der Ablauf steht: Frist von einem Monat einhalten, Identität prüfen, Daten vollständig zusammenstellen, kostenlos antworten und alles dokumentieren. Am einfachsten ist das, wenn Sie schon vorher wissen, wo welche Daten liegen. Wer im Raum Reutlingen–Tübingen seine Abläufe und Systeme so aufstellen möchte, dass solche Anfragen schnell zu beantworten sind, kann sich dazu mit edvGO auf der technischen Seite abstimmen.