E-Rechnung im Handwerk: Was seit 2025 wirklich gilt

Kaum ein Thema hat in Handwerksbetrieben zuletzt für so viel Verunsicherung gesorgt wie die E-Rechnung – auch, weil Software-Anbieter die Pflicht gern dramatischer darstellen, als sie ist. Hier der nüchterne Stand: was wirklich gilt, was erst später kommt und was Sie heute konkret tun müssen.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz in einem festgelegten Format – in Deutschland praktisch immer XRechnung (eine reine XML-Datei) oder ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten XML-Daten). Die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann daraus Beträge, Steuersätze und Positionen automatisch einlesen.

Wichtig: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Auch eine eingescannte Papierrechnung nicht. Beide gelten seit 2025 als „sonstige Rechnung“ – erlaubt in der Übergangszeit, aber nicht das, was das Gesetz meint.

Was gilt seit wann?

• Seit 1. Januar 2025: Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft alle Unternehmen bei Geschäften mit anderen Unternehmen (B2B) im Inland – auch den Ein-Mann-Betrieb.
• Bis Ende 2026 (kleine Betriebe bis Ende 2027): Beim Versenden dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier oder einfache PDFs nutzen.
• Ab 2028: E-Rechnung wird beim Versand im B2B-Bereich zur Pflicht.

Und die gute Nachricht: Privatkunden sind nicht betroffen. Die Rechnung an Familie Müller für das neue Bad darf dauerhaft als Papier oder PDF rausgehen.

Was heißt „empfangen können“ konkret?

Weniger, als viele denken. Sie brauchen: ein E-Mail-Postfach, das Ihre Kunden und Lieferanten kennen – das war's im Kern. Sie müssen die XML-Datei annehmen und acht Jahre unverändert aufbewahren (GoBD). Sie müssen sie auch inhaltlich prüfen können; dafür reicht ein kostenloses Anzeigeprogramm oder ein Web-Viewer, der die XML-Daten lesbar darstellt. Bei ZUGFeRD-Rechnungen sehen Sie ohnehin das gewohnte PDF.

Nicht gefordert ist: ein neues Buchhaltungsprogramm, ein spezielles Portal, eine Signatur oder ein Archivsystem. Wer schon eine Handwerkersoftware oder DATEV nutzt, hat den Empfang meist längst an Bord – einmal beim Anbieter nachfragen genügt.

Der pragmatische Weg für kleine Betriebe

1. Eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten (z. B. rechnung@ihre-firma.de). Das hält das Hauptpostfach sauber und macht die Aufbewahrung leichter.
2. Ablage festlegen: Ein Ordner pro Jahr, Originaldateien unverändert speichern – die XML-Datei ist das Original, nicht der Ausdruck. Der Ordner gehört in die normale Datensicherung.
3. Steuerberater fragen: Viele Kanzleien nehmen E-Rechnungen direkt über Portale wie DATEV Unternehmen online entgegen – dann entfällt bei Ihnen fast der ganze Aufwand.
4. Versand in Ruhe planen: Bis 2028 ist Zeit. Wenn Ihre Rechnungssoftware ZUGFeRD ausgeben kann (viele können es per Update), aktivieren Sie es einfach – dann sind Sie früh fertig.

Typische Stolperfallen

Die E-Rechnung landet im Spam. Automatisch versendete XML-Mails sehen für Filter verdächtig aus. Spam-Ordner regelmäßig prüfen, Absender von Stammlieferanten auf die Freigabeliste setzen.

Der Ausdruck ersetzt das Original nicht. Wer die XML-Datei löscht und nur den Ausdruck ablegt, verletzt die Aufbewahrungspflicht. Digital erhalten heißt digital aufbewahren.

„Zustimmung des Empfängers“ beim PDF-Versand: Die gilt als erteilt, wenn der Kunde das PDF widerspruchslos bezahlt – ein formales Schreiben ist nicht nötig.

Skonto und Abschläge in der XRechnung: Gerade im Handwerk mit Abschlagsrechnungen lohnt ein Blick, ob die Software Abschlags- und Schlussrechnungen korrekt im E-Format abbildet. Hier trennt sich gute von schlechter Software.

Häufige Frage: Gilt das auch für Kleinunternehmer?

Ja – die Empfangspflicht gilt unabhängig von Umsatz und Rechtsform, also auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Beim Versand sind Kleinunternehmer dagegen dauerhaft ausgenommen: Sie dürfen auch nach 2028 sonstige Rechnungen (Papier, PDF) stellen. Ebenfalls ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.

Unser Rat

Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen. Die Empfangspflicht erfüllen die meisten Betriebe mit dem, was sie haben – wichtig sind saubere Ablage und Datensicherung. Die Versandpflicht kommt erst 2028, und bis dahin haben sich die Software-Lösungen sortiert. Wenn Sie Ihre Rechnungsabläufe, E-Mail-Postfächer oder die Archivierung einmal grundsätzlich aufräumen wollen: Wir betreuen Handwerksbetriebe in der Region Reutlingen–Tübingen genau bei solchen Themen.