LibreOffice statt Microsoft Office? Ein ehrlicher Vergleich für kleine Betriebe
Microsoft-365-Abos kosten einen kleinen Betrieb mit fünf Arbeitsplätzen schnell 600 bis 1.500 Euro im Jahr – Jahr für Jahr. LibreOffice kostet nichts. Die Frage liegt also nahe: Reicht das kostenlose Paket? Die ehrliche Antwort lautet: für viele Arbeitsplätze ja, für manche nein – und die Kunst liegt darin, die richtigen zu erkennen.
Was ist LibreOffice?
LibreOffice ist ein vollständiges Büropaket: Writer (Texte), Calc (Tabellen), Impress (Präsentationen), dazu Datenbank- und Zeichenmodule. Es ist Open Source, wird von der gemeinnützigen Document Foundation getragen und seit über 20 Jahren aktiv weiterentwickelt (die Wurzeln reichen bis StarOffice/OpenOffice zurück). Es läuft auf Windows, macOS und Linux, sammelt keine Telemetriedaten, braucht kein Konto und kein Abo – installieren und loslegen. Behörden in mehreren Ländern arbeiten damit; das Land Schleswig-Holstein etwa hat seine Verwaltung darauf umgestellt.
Wo LibreOffice voll überzeugt
Für die klassische Büroarbeit ist LibreOffice ein vollwertiger Ersatz: Briefe, Angebote, Rechnungen, Protokolle in Writer; Kalkulationen, Listen, Auswertungen in Calc – inklusive Pivot-Tabellen, Diagrammen und hunderten Funktionen; PDF-Export ist eingebaut und erstklassig, sogar ausfüllbare PDF-Formulare beherrscht Writer besser als Word. Wer von Word und Excel kommt, findet sich nach kurzer Eingewöhnung zurecht – die Menüstruktur ist klassischer (wie Office vor der Menübank-Umstellung 2007), was ältere Umsteiger oft sogar begrüßen.
Wo die Grenzen liegen – ehrlich benannt
Dateiaustausch mit Office-Nutzern: Einfache Dokumente wandern problemlos hin und her (LibreOffice liest und schreibt .docx/.xlsx). Bei aufwendig formatierten Dokumenten – verschachtelte Tabellen, Formulare, punktgenaues Layout – verrutscht beim Hin und Her aber gelegentlich etwas. Wer täglich komplexe Dokumente mit Office-Nutzern gemeinsam bearbeitet, hat Reibung.
Excel-Spezialfälle: Calc kann viel, aber Makros (VBA) laufen nur teilweise, Power Query gar nicht. Eine Buchhaltung, die an einer makrogespickten Excel-Vorlage hängt, ist kein Umstiegskandidat.
Gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit: Das Word-im-Browser-Erlebnis, bei dem drei Leute gleichzeitig im Dokument tippen, bietet LibreOffice als Desktop-Programm nicht. (Es existiert mit Collabora Online eine Cloud-Variante, die genau das kann – typischerweise gekoppelt mit Nextcloud.)
Outlook, Teams, Exchange: LibreOffice ersetzt das Büropaket, nicht die Kommunikationswelt. E-Mail und Kalender übernimmt z. B. Thunderbird – aber wer tief in der Microsoft-Welt steckt (gemeinsame Kalender, Teams-Telefonie), sollte das als eigenes Thema betrachten.
Der Praxis-Tipp: Mischbetrieb statt Alles-oder-nichts
Die wenigsten Betriebe müssen sich komplett entscheiden. Das bewährte Muster sieht so aus: Arbeitsplätze, die intern arbeiten – Werkstatt-PC, Lager, Empfang, Maschinensteuerung, der Rechner für Lieferscheine – bekommen LibreOffice. Arbeitsplätze mit intensivem externem Dokumentenaustausch oder Excel-Spezialfällen – oft Chefbüro und Buchhaltung – behalten Microsoft Office. So spart ein Zehn-Personen-Betrieb ohne jede Reibung schnell die Hälfte der Office-Kosten.
Ein Detail mit großer Wirkung: Stellen Sie in LibreOffice das Standard-Speicherformat auf .docx/.xlsx um (Extras → Optionen → Laden/Speichern), wenn viel mit Office-Nutzern getauscht wird – das vermeidet 90 % der Kompatibilitätsfragen im Alltag.
So testen Sie richtig
- LibreOffice parallel installieren – es beißt sich nicht mit Microsoft Office.
- Ihre echten Dokumente öffnen: die Angebotsvorlage, die Kalkulationstabelle, den Serienbrief. Nicht mit Musterdateien testen.
- Vier Wochen im Alltag mitlaufen lassen, Probleme notieren.
- Dann pro Arbeitsplatz entscheiden – nicht pauschal für die ganze Firma.
Was kostet der Umstieg wirklich?
Die Lizenz ist kostenlos, aber rechnen Sie ehrlich mit Einführungsaufwand: eine kurze Einweisung pro Mitarbeiter (ein bis zwei Stunden reichen erfahrungsgemäß), das Umstellen der Firmen-Vorlagen (Briefkopf, Angebot, Rechnung – einmalig), und in den ersten Wochen gelegentliche Rückfragen. Bei fünf umgestellten Arbeitsplätzen amortisiert sich das typischerweise innerhalb des ersten Jahres gegenüber den gesparten Abo-Kosten – danach ist die Ersparnis dauerhaft.
Fazit
LibreOffice ist kein Kompromiss-Produkt, sondern ein ausgereiftes Büropaket – und für Arbeitsplätze ohne Excel-Makros und ohne intensiven externen Dokumentenverkehr die wirtschaftlich klar bessere Wahl. Die realistische Zielgröße für kleine Betriebe ist der Mischbetrieb. Wenn Sie durchrechnen möchten, welche Ihrer Arbeitsplätze sich umstellen lassen – wir beraten ehrlich in beide Richtungen, denn wir betreuen sowohl Microsoft-365-Umgebungen als auch Open-Source-Arbeitsplätze.