Open Source im Unternehmen: Was es kostet, was es kann, wann es sich lohnt

„Das gibt es doch auch kostenlos“ – dieser Satz fällt in fast jedem Gespräch über Software-Kosten. Er stimmt öfter, als viele denken, und ist gleichzeitig irreführend: Open Source spart Lizenzgebühren, aber sie ist kein Gratis-Wundermittel. Wer die Spielregeln kennt, kann viel Geld sparen und gewinnt Unabhängigkeit. Wer sie ignoriert, tauscht Lizenzkosten gegen Frust.

Was bedeutet „Open Source“ eigentlich?

Bei Open-Source-Software ist der Quellcode – der „Bauplan“ des Programms – öffentlich einsehbar. Jeder darf das Programm nutzen, prüfen, verändern und weitergeben. Das ist der entscheidende Unterschied zu kostenloser, aber geschlossener Software (Freeware): Bei Open Source kann die Fachwelt nachsehen, was das Programm wirklich tut, und niemand kann es Ihnen nachträglich wegnehmen, den Preis erhöhen oder den Funktionsumfang beschneiden.

Hinter großen Projekten stehen dabei keine Hobbykeller, sondern Stiftungen und Unternehmen: LibreOffice wird von der Document Foundation getragen, Nextcloud von einer deutschen GmbH, Linux von einer Stiftung, in die Konzerne wie Google und Bosch einzahlen. Reife Open-Source-Software ist professionell entwickelte Software – nur mit anderem Geschäftsmodell.

Wo Open Source im Betrieb glänzt

Es gibt Bereiche, in denen Open-Source-Lösungen seit Jahren Standard und den Bezahl-Alternativen ebenbürtig oder überlegen sind:

• Büro-Grundausstattung: LibreOffice für Texte und Tabellen, Thunderbird für E-Mail, Firefox als Browser, GIMP für Bildbearbeitung, 7-Zip fürs Packen.
• Server und Infrastruktur: Der Großteil des Internets läuft auf Linux. Firewalls (OPNsense), Telefonanlagen (Asterisk), Webserver – alles Open Source.
• Zusammenarbeit und Dateien: Nextcloud als eigene Cloud, Gitea für Entwickler, Zammad für Ticketsysteme.
• Fachferne Standardaufgaben: PDF-Werkzeuge, Scans, Backup-Software (z. B. Restic, Veeam-Alternativen wie Proxmox Backup).

Wo die Grenzen liegen

Ehrlichkeit gehört dazu: Branchensoftware ist die Achillesferse. Das Abrechnungsprogramm der Arztpraxis, die Kanzleisoftware, das Aufmaß-Programm im Handwerk – solche Speziallösungen gibt es als Open Source selten oder nicht in ausgereifter Form. Auch bei tiefer Microsoft-Integration (Exchange-Kalender, Teams, SharePoint-Workflows) wird ein Umstieg schnell aufwendig. Und: Open Source bedeutet nicht automatisch einfach. Manche Projekte richten sich klar an Techniker; für den Betrieb im Unternehmen braucht es jemanden, der Installation, Updates und Wartung verantwortet.

Was kostet Open Source wirklich?

Die ehrliche Rechnung hat drei Posten. Lizenzkosten: null. Das bleibt der große Hebel – gerade bei Software, die auf jedem Arbeitsplatz läuft, summieren sich gesparte Abos schnell auf tausende Euro pro Jahr. Einführung: Auswahl, Installation, Datenübernahme, Schulung – dieser Aufwand fällt einmalig an und ist bei Bezahl-Software übrigens genauso fällig. Betrieb: Updates, Pflege, im Ernstfall Support. Hier gilt: Support kann man kaufen – viele Projekte bieten Firmen-Subscriptions (Nextcloud Enterprise, Ubuntu Pro), oder ein regionaler IT-Dienstleister übernimmt die Betreuung.

Kurz: Open Source verschiebt Kosten von der Lizenz zur Dienstleistung. Das lohnt sich meistens – aber nicht immer, und genau deshalb sollte man rechnen statt glauben.

Wie plant ein Betrieb den Einstieg?

1. Inventur: Welche Software nutzen Sie, was kostet sie jährlich, welche Verträge laufen wann aus?
2. Leicht anfangen: Ersetzen Sie zuerst Unkritisches – Browser, PDF-Tools, Packprogramme, Bildbearbeitung. Kein Risiko, sofortige Ersparnis.
3. Parallel testen statt umschalten: LibreOffice einen Monat neben Microsoft Office laufen lassen und echte Dokumente prüfen – dann wissen Sie, ob es für Ihre Fälle reicht.
4. Branchensoftware in Ruhe lassen, bis der Rest steht. Ein Mischbetrieb ist völlig normal und oft das dauerhafte Optimum.
5. Verantwortung klären: Wer spielt Updates ein? Wer hilft bei Problemen? Ohne Antwort auf diese Frage scheitert jede Einführung – egal ob Open Source oder gekauft.

Fazit

Open Source ist für kleine Betriebe kein Ideologie-Thema, sondern schlicht wirtschaftlich interessant: keine Lizenzgebühren, keine Abo-Preiserhöhungen, keine Abhängigkeit von einem einzelnen Hersteller. Die Kunst liegt in der Auswahl der richtigen Bausteine und einem geregelten Betrieb. Genau dabei unterstützen wir Sie gern – von der Inventur bis zum laufenden Betrieb, in der Region Reutlingen–Tübingen.