"Arbeitszeit erfassen: Was Handwerksbetriebe wissen müssen"

Der Zettel an der Werkbank oder die grobe Schätzung am Monatsende reichen längst nicht mehr. Seit einigen Jahren müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen – und für kleine Handwerksbetriebe ist das keine ferne Konzernpflicht, sondern gelebter Alltag. Wir ordnen ein, was bereits gilt, was sich mit der geplanten Reform ändern könnte und wie Sie das ohne großen Aufwand umsetzen.

Warum müssen Betriebe die Arbeitszeit erfassen?

Ausgangspunkt ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18). Darin wurde festgestellt, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe mit Beschluss vom 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) auf Deutschland übertragen.

Wichtig ist die Konsequenz: Die Pflicht besteht schon heute, unabhängig von einem neuen Gesetz. Sie ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz. Betriebe können also nicht auf eine Übergangsfrist warten, bevor sie überhaupt mit der Erfassung beginnen.

Kommt jetzt eine elektronische Pflicht?

Der Gesetzgeber arbeitet an einer Neufassung des Arbeitszeitgesetzes, die die Einzelheiten regeln soll. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat dazu im Juni 2026 einen Gesetzentwurf vorgelegt. Vorgesehen ist unter anderem eine grundsätzlich elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, jeweils am Tag der Arbeitsleistung.

Für sehr kleine Betriebe sind Erleichterungen und Übergangsfristen im Gespräch. Der Entwurf ist aber noch nicht in Kraft. Beobachten Sie die weitere Gesetzgebung, verlassen Sie sich für die konkrete Ausgestaltung aber nicht auf einzelne Meldungen, sondern auf die endgültige Fassung.

Was muss ein Betrieb schon heute tun?

Verlangt wird ein System, das die Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst. Solange die Reform nicht gilt, ist die Form nicht streng vorgeschrieben: Auch eine geführte Tabelle oder ein Stundenzettel kann genügen, wenn er vollständig und nachvollziehbar ist.

Praktisch sinnvoll ist trotzdem, früh auf eine digitale Lösung zu setzen. Sie vermeiden doppelte Erfassung, die Auswertung für die Lohnabrechnung wird einfacher, und Sie sind auf die kommende elektronische Pflicht vorbereitet.

Erfasst werden sollten grundsätzlich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie die Pausen. Gerade im Handwerk mit wechselnden Baustellen und Fahrten zwischen Kunden lohnt es sich, früh eine klare Regel festzulegen, ab wann die Arbeitszeit zählt. So vermeiden Sie später Streit über Fahrtzeiten und Zuschläge.

Welche Werkzeuge eignen sich für kleine Betriebe?

Es muss kein teures System sein. Für den Einstieg eignen sich schlanke, oft quelloffene Lösungen:

• Kimai ist eine webbasierte Zeiterfassung, die als Open-Source-Software kostenlos verfügbar ist und sich auf einem eigenen Server oder gehostet betreiben lässt.
• Einfache Terminal- oder Stempeluhren mit Exportfunktion, wenn Beschäftigte keinen Rechnerzugang haben.

Achten Sie darauf, dass sich die erfassten Zeiten sauber exportieren lassen, damit sie ohne Abtippen in die Lohnabrechnung übernommen werden können. Wer ohnehin auf freie Software setzt, findet weitere Überlegungen in unserem Beitrag Open Source im Unternehmen.

Worauf sollten Sie beim Datenschutz achten?

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Erfassen Sie nur, was Sie wirklich brauchen, und nutzen Sie die Daten nicht zur heimlichen Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Wo ein Betriebsrat besteht, hat er bei der Einführung solcher Systeme mitzubestimmen. Halten Sie außerdem fest, wie lange Sie die Aufzeichnungen aufbewahren und wer darauf Zugriff hat. Sprechen Sie das Thema am besten offen im Team an: Eine transparente Zeiterfassung, die dem Nachweis der geleisteten Stunden dient, wird von Beschäftigten deutlich eher akzeptiert als ein Werkzeug, das nach Kontrolle aussieht.

Unser Rat

Warten Sie nicht auf das neue Gesetz. Die Pflicht zur Erfassung besteht bereits, und eine saubere Lösung heute erspart Ihnen Nacharbeit, sobald die elektronische Pflicht verbindlich wird. Beginnen Sie mit einem schlanken System, das zu Ihrem Betrieb passt, und bauen Sie es bei Bedarf aus.

Wenn Sie in der Region Reutlingen–Tübingen eine passende, datensparsame Zeiterfassung auswählen und einrichten möchten, hilft edvGO Ihnen bei Auswahl und technischer Umsetzung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.