"Elektronische Kasse: TSE und Meldepflicht im Überblick"
Bäckerei, Friseursalon, Werkstatt oder Imbiss: Wer bar kassiert, kommt am Thema Kassenführung nicht vorbei. Rund um die elektronische Kasse gelten inzwischen klare Vorgaben, und seit 2025 kommt eine Meldepflicht beim Finanzamt hinzu. Wir erklären, worum es geht, welche Fristen gelten und worauf Sie achten sollten.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihr Steuerbüro.
Was ist eine TSE, und wer braucht sie?
TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung. Das ist ein manipulationssicherer Speicher, der jede Buchung an der Kasse fälschungssicher aufzeichnet. Grundlage sind Paragraf 146a der Abgabenordnung und die Kassensicherungsverordnung. Seit 2020 ist die TSE Pflicht für elektronische und computergestützte Kassensysteme.
Wichtig: Eine allgemeine Pflicht zur Registrierkasse gibt es in Deutschland nicht. Wer mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, also ohne technisches System, braucht keine TSE. Sobald Sie aber eine elektronische Kasse einsetzen, muss diese eine zertifizierte TSE haben. Das gilt auch für Kassen-Apps auf Tablet oder PC.
Was bedeutet die Meldepflicht seit 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt gemeldet werden. Die Meldung läuft über das Portal ELSTER. Die Pflicht gilt nicht nur für gekaufte, sondern auch für gemietete und geleaste Systeme. Es gelten unterschiedliche Fristen:
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
- Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden.
- Auch die Außerbetriebnahme eines Systems ist zu melden.
Wenn Sie die erste Frist verpasst haben, sollten Sie die Meldung zeitnah nachholen und im Zweifel Ihr Steuerbüro einbeziehen.
Für wen ist das Thema besonders wichtig? Betroffen sind alle Betriebe, die ihre Bareinnahmen über ein technisches System erfassen. Das reicht von der klassischen Registrierkasse im Einzelhandel über das Kassensystem in Gastronomie und Bäckerei bis zur Kassen-App auf dem Tablet im Friseursalon. Auch Handwerksbetriebe mit einem Ladengeschäft oder einem Verkaufstresen fallen darunter. Wer bislang nur mit einer offenen Geldkassette arbeitet, ist nicht betroffen, sollte sich aber bewusst sein: Sobald ein elektronisches System dazukommt, greifen TSE- und Meldepflicht sofort. Auch ein späterer Wechsel des Kassensystems löst wieder eine Meldung aus.
Wie melden Sie Ihre Kasse?
Die Meldung erfolgt über Mein ELSTER oder eine passende Schnittstelle Ihrer Kassensoftware. Anzugeben sind unter anderem Art und Anzahl der Systeme, die Seriennummern, die Angaben zur TSE sowie das Anschaffungsdatum. Betreiben Sie mehrere Kassen an einem Standort, werden diese pro Betriebsstätte gemeinsam gemeldet.
Was passiert bei Verstößen?
Eine fehlende TSE oder eine unterlassene Meldung ist ein formeller Mangel der Kassenführung. Das Finanzamt kann Ihre Aufzeichnungen dann beanstanden. Im schlechtesten Fall drohen Hinzuschätzungen bei einer Betriebsprüfung, also nachträglich angesetzte Umsätze. Auch Bußgelder sind möglich. Eine saubere, nachvollziehbare Kassenführung liegt daher in Ihrem eigenen Interesse.
Worauf sollten Sie beim Kassensystem achten?
Beim Kauf oder Wechsel eines Systems helfen ein paar Punkte:
- Zertifizierte TSE: Achten Sie darauf, dass die Sicherheitseinrichtung vom BSI zertifiziert ist.
- Belegausgabe: Es besteht eine Belegausgabepflicht. Der Bon darf auch digital ausgegeben werden.
- Aufbewahrung: Kassendaten müssen unveränderbar und über die gesetzliche Frist archiviert werden. Wie das mit digitalen Belegen sauber gelingt, lesen Sie unter digitale Belege GoBD-konform aufbewahren.
- Updates: Die Zertifikate einer TSE haben eine begrenzte Laufzeit. Halten Sie das System aktuell, damit es einsatzfähig bleibt.
Unser Rat
Die Technik rund um TSE und Meldepflicht klingt sperriger, als sie in der Praxis ist. Prüfen Sie, ob Ihre Kasse eine zertifizierte TSE hat, ob die Meldung an das Finanzamt erfolgt ist und ob Ihre Daten sicher archiviert werden. Die steuerlichen Details klärt Ihr Steuerbüro. Bei den technischen Fragen rund um Kassensystem, Archivierung und Datensicherung ist edvGO für Betriebe in der Region Reutlingen–Tübingen ansprechbar.