"GoBD: Wie bewahren Sie digitale Belege richtig auf?"

Die Rechnung kommt per E-Mail, der Kassenbon als PDF, die Buchhaltung läuft in einer App. Digitale Belege sind im Handwerk und Handel längst Alltag. Doch das Finanzamt stellt klare Regeln, wie diese Unterlagen aufbewahrt werden müssen: die GoBD. Wer sie kennt, spart sich Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung – und muss keine Angst vor einer Schätzung des Finanzamts haben. Dieser Beitrag erklärt die wichtigsten Punkte in verständlicher Sprache.

Was bedeutet GoBD überhaupt?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Dahinter steckt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das festlegt, wie steuerrelevante Daten digital zu behandeln sind. Betroffen ist praktisch jeder Betrieb, der Belege elektronisch empfängt oder erstellt – vom Malerbetrieb über den Onlinehändler bis zur Arztpraxis. Die GoBD sind kein eigenes Gesetz, konkretisieren aber die Pflichten aus Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch.

Welche Grundsätze muss ich beachten?

Die wichtigsten Anforderungen lassen sich auf wenige Begriffe bringen:

• Nachvollziehbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss sich lückenlos verfolgen lassen.
• Unveränderbarkeit: Ein einmal gebuchter Beleg darf nicht mehr spurlos geändert werden. Änderungen müssen protokolliert sein.
• Vollständigkeit und Richtigkeit: Kein Beleg darf fehlen oder doppelt erfasst sein.
• Zeitgerechte Erfassung: Belege werden zeitnah verbucht, nicht erst Monate später.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Der Prüfer muss die Daten elektronisch auswerten können.

Ein PDF, das nur im E-Mail-Postfach liegt, erfüllt das nicht. Es muss in einem System gespeichert sein, das Änderungen protokolliert und die Löschung verhindert. Das gilt übrigens auch für Belege in einem Kassensystem oder in einer Warenwirtschaft: Die Software muss sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen sichtbar bleiben.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Hier hat sich zum Jahr 2025 etwas Wichtiges geändert. Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch). Im Überblick gilt:

• Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre
• Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre
• Jahresabschlüsse, Inventare, Bücher: 10 Jahre

Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Wichtig: Solange ein Beleg steuerlich noch relevant ist – etwa bei einer laufenden Prüfung –, endet die Frist nicht.

Reicht es, wenn ich alles ausdrucke?

Nein. Ein elektronisch empfangener Beleg muss auch elektronisch aufbewahrt werden, und zwar im Originalformat. Eine E-Rechnung oder ein PDF nur auszudrucken und das Digitalexemplar zu löschen, ist nicht zulässig. Umgekehrt gilt: Papierbelege dürfen Sie einscannen und danach vernichten („ersetzendes Scannen"), wenn Sie den Vorgang in einer Verfahrensdokumentation beschreiben. Diese Dokumentation hält fest, wer wann wie scannt und archiviert – und stellt sicher, dass das Digitalbild dem Original entspricht.

Was heißt das praktisch für kleine Betriebe?

Sie brauchen kein teures System. Wichtig sind drei Dinge:

• ein revisionssicheres Archiv, das Belege unveränderbar ablegt,
• eine einfache Verfahrensdokumentation, die Ihren Ablauf beschreibt,
• ein Backup, damit die Daten über die gesamte Frist erhalten bleiben.

Gerade der letzte Punkt wird oft unterschätzt: Wer Belege acht Jahre aufbewahren muss, braucht eine verlässliche Datensicherung. Eine defekte Festplatte oder ein verlorener Zugang zu einem Cloud-Dienst kann sonst zur Lücke in der Buchhaltung werden. Prüfen Sie außerdem in Ruhe, ob Sie exportierte Daten auch in einigen Jahren noch problemlos öffnen können.

Fazit

Die GoBD sind kein Hexenwerk. Bewahren Sie digitale Belege digital und unveränderbar auf, halten Sie die Fristen ein (seit 2025 acht Jahre für Buchungsbelege) und beschreiben Sie Ihren Ablauf in einer kurzen Verfahrensdokumentation. Wer Rechnungen bereits als E-Rechnung im Handwerk empfängt, hat einen Teil der Anforderungen schon erfüllt.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

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